Green Print – podpisywanie umów bez ani grama papieru

Drukowanie to nieunikniona czynność w niemal każdej pracy biurowej, a papier jaki się przy tym zużywa, zwiększa ślad węglowy firmy. Wiele organizacji próbuje temu przeciwdziałać i ograniczyć zużycie papieru, chociażby poprzez prowadzenie komunikacji wyłącznie w formie elektronicznej. To krok w dobrym kierunku, jednak da się zrobić dużo więcej. Do tej pory niekwestionowanym standardem było podpisywanie umów w formie fizycznej – jak przecież inaczej można zawrzeć wiążące porozumienie?  Na szczęście pojawiają się sposoby na przeniesienie również i tej części procesów biurowych do przestrzeni online, co pozwoli zaoszczędzić ogromną ilość papieru.

Jak można wykorzystać system elektronicznego podpisywania umów?

Odpowiemy na to pytanie na przykładzie rozwiązania opracowanego przez Columbus Energy – polskiego lidera na rynku fotowoltaiki. Chcąc dbać o planetę nie tylko za sprawą świadczonych usług, lecz także dzięki zmianom w procesach biurowych, firma stworzyła system pozwalający na zawieranie umów w formie elektronicznej o nazwie Green Print.

Rozwiązanie to nie wymaga podpisu ręcznego ani kwalifikowanego. Pozwala on na podpisywanie umów o świadczenie usług, między firmą a klientami, a także na zawieranie umów z pracownikami, choć w przypadku tych drugich, w zależności od rodzaju umowy konieczne może być dostarczenie części dokumentów w formie fizycznej. Dzięki systemowi możliwe jest zaoszczędzenie sporej ilości papieru, jaka do tej pory potrzebna była do sporządzania umów, a także obniżenie kosztów. Co więcej, takie rozwiązanie zmniejsza również konieczność kontaktów między pracownikami a klientami, co w kontekście obecnej pandemii poprawia również bezpieczeństwo.

Jak to się dzieje, że umowy zawarte w ten sposób są wiążące?

Umowy podpisywane w systemie Green Print są generowane w formie nieedytowalnych plików posiadających unikatowe sygnatury. Columbus Energy jest autentyfikowana jako strona zawierająca umowę na podstawie autorstwa dokumentów. Klient z kolei potwierdza swoją wolę podpisania umowy poprzez założenie konta w systemie, weryfikację adresu e-mail oraz wysłanie wiadomości SMS z potwierdzeniem ze swojego numeru telefonu.

Te cechy systemu sprawiają, że umowy zawarte z jego pośrednictwem są uznawane za ważne i wiążące w świetle polskiego prawa. Oznacza to, że mamy już odpowiednie narzędzia do wprowadzenia rewolucji w sposobie, w jaki pracujemy. Pozostaje jedynie pracować na rzecz dostosowania mentalności pracowników oraz innych pracodawców, by rozpowszechnić podobne rozwiązania w biznesie i w innych aspektach naszego życia.