Jak można wykorzystać system elektronicznego podpisywania umów?

Odpowiemy na to pytanie na przykładzie rozwiązania opracowanego przez Columbus Energy – polskiego lidera na rynku fotowoltaiki. Chcąc dbać o planetę nie tylko za sprawą świadczonych usług, lecz także dzięki zmianom w procesach biurowych, firma stworzyła system pozwalający na zawieranie umów w formie elektronicznej o nazwie Green Print.

Rozwiązanie to nie wymaga podpisu ręcznego ani kwalifikowanego. Pozwala on na podpisywanie umów o świadczenie usług, między firmą a klientami, a także na zawieranie umów z pracownikami, choć w przypadku tych drugich, w zależności od rodzaju umowy konieczne może być dostarczenie części dokumentów w formie fizycznej. Dzięki systemowi możliwe jest zaoszczędzenie sporej ilości papieru, jaka do tej pory potrzebna była do sporządzania umów, a także obniżenie kosztów. Co więcej, takie rozwiązanie zmniejsza również konieczność kontaktów między pracownikami a klientami, co w kontekście obecnej pandemii poprawia również bezpieczeństwo.

Jak to się dzieje, że umowy zawarte w ten sposób są wiążące?

Umowy podpisywane w systemie Green Print są generowane w formie nieedytowalnych plików posiadających unikatowe sygnatury. Columbus Energy jest autentyfikowana jako strona zawierająca umowę na podstawie autorstwa dokumentów. Klient z kolei potwierdza swoją wolę podpisania umowy poprzez założenie konta w systemie, weryfikację adresu e-mail oraz wysłanie wiadomości SMS z potwierdzeniem ze swojego numeru telefonu.

Te cechy systemu sprawiają, że umowy zawarte z jego pośrednictwem są uznawane za ważne i wiążące w świetle polskiego prawa. Oznacza to, że mamy już odpowiednie narzędzia do wprowadzenia rewolucji w sposobie, w jaki pracujemy. Pozostaje jedynie pracować na rzecz dostosowania mentalności pracowników oraz innych pracodawców, by rozpowszechnić podobne rozwiązania w biznesie i w innych aspektach naszego życia.